WebEDIFACT®™- Erste Schritte

WebEDIFACT®™ ist ein web-basiertes Lieferantenportal zum elektronischen Dokumentenaustausch.



Einführung

Mit WebEDIFACT können Sie als Lieferant
Bestellungen (ORDERS) von Ihren EDI-Partnern erhalten und
Auftrangsbestätigungen (ORDRSP), Lieferavise (DESADV), Rechnungen (INVOIC)
an Ihre EDI-Partner versenden.

In diesem Tutorial werden die wichtigsten Funktionen von WebEDIFACT erklärt.

Anmeldung

Navigieren Sie zu der Website https://webedifact.com/

Um sich anzumelden, geben Sie bitte Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein,
die Sie bei der Registrierung erhalten haben, und klicken auf Anmelden.

Hauptnavigation

Oben sehen Sie die Hauptnavigation.

In der Inbox erscheinen eingegangene Bestellungen von Ihren EDI-Partnern.

In der Outbox werden die Belege (Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen) bearbeitet,
die zum Versand an Ihre EDI-Partner bestimmt sind (nachdem Sie welche erzeugt haben; Näheres dazu später).

Im Archiv werden alle eingegangenen und versendeten Belege aufbewahrt.

In den Stammdaten verwalten Sie Informationen, wie z.B. Ihre Artikel- und Adressdaten.

Stammdaten

Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Stammdaten.

Überprüfen Sie bitte als Erstes Ihre Firmendaten.
Dazu klicken Sie auf Meine Adresse.
Es erscheinen Ihre voreingestellten Firmeninformationen.
Ändern Sie diese bei Bedarf und klicken Sie auf Speichern.
Tipp: Die wichtigsten Informationen sind Name 1 und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
Pflegen Sie nun Ihre Artikelstammdaten ein.
Klicken Sie dazu in der Hauptnavigation auf Stammdaten, dann auf Meine Artikel.
Hier sehen Sie sämtliche gespeicherten Artikel auf einen Blick.
Um einen neuen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuen Artikel anlegen.
  1. Geben Sie die Artikelinformationen ein.
  2. Geben Sie die Artikeldaten des Kunden ein.
  3. Klicken Sie zum Schluß auf Speichern und ...
  4. dann auf Meine Artikel

Inbox

Nun sehen wir uns an, wie eingehende Belege in der Inbox verwaltet werden.
Klicken Sie dazu in der Hauptnavigation auf Inbox.

Hier sehen Sie als Beispiel eine Datei, die drei Bestellungen enthält.
Das bedeutet, dass Ihr Kunde diese drei Bestellungen zusammen, in einer Datei, übermittelt hat.
Klicken Sie auf das Lupen-Symbol, um eine Bestellung im Detail anzusehen.
Hier sehen Sie alle Informationen der Bestellung.
Klicken Sie auf den Kopfteil der einzelnen Partner-Kastenrahmen,
um die jeweilige Anschrift anzuzeigen.
Zum Drucken Ihrer Bestellung klicken Sie auf Drucken...

Im nun erscheinenden Druckdialog können Sie die Bestellung ausdrucken.
Je nach Browser und Betriebssystem-Konfiguration ist es auch möglich,
den Beleg in eine PDF-Datei umzuwandeln.

Die Bestellungen bleiben so lange in der Inbox, wie Sie es möchten.
Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie die Funktion
Ins Archiv verschieben verwenden.

Archiv

Das Archiv dient der längerfristigen Aufbewahrung Ihrer Belege.

Rechnung generieren

Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Inbox
Klicken Sie auf das Lupen-Symbol, um eine Bestellung im Detail anzusehen.
Um eine Rechnung aus der bestehenden Bestellung zu generieren,
wählen Sie Rechnung aus der Liste
und klicken anschließend auf OK.

Eine neue Rechnung wird generiert.
Daten wie die EDI-Partner-Adressen und die Positionen werden
aus der Bestellung in die neue Rechnung übernommen.

Die Bestellung wird dabei automatisch aus der Inbox ins Archiv verschoben.
Befüllen Sie nun die leeren Felder.
Wenn alle Informationen eingetragen sind, klicken Sie auf Speichern.

Beim Speichern wird die Rechnung auf Plausibilität geprüft.
Die Fehler werden oben angezeigt.

Bitte ergänzen Sie die unvollständigen oder korrigieren Sie die
falschen Angaben und klicken Sie erneut auf Speichern.
Wenn die Rechnung korrekt ist, erscheint oben die Schaltfläche Senden.
Zum Versenden der Rechnung klicken Sie auf Senden...
Überprüfen Sie nun Ihre Angaben und klicken Sie unten auf Senden.
Die versendete Rechnung finden Sie anschließend im Archiv.

Leere Rechnung erstellen

Natürlich können Sie auch eine Rechnung erstellen, zu der es keine Bestellung im System gibt.

Klicken Sie dazu in der Hauptnavigation auf Outbox.
Klicken Sie jetzt auf Neuen Beleg erstellen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche des EDI-Partners (Datei-Empfänger),
an den die Rechnung gesendet werden soll.
Klicken Sie auf Rechnung.
Befüllen Sie nun die leeren Felder.
Wenn alle Informationen eingetragen sind,
klicken Sie auf Speichern.

In diesem Tutorial haben wir die Bearbeitung einer Rechnung gezeigt.

Auf ähnliche Weise können Auftragsbestätigungen und
Lieferavise generiert, bearbeitet und versendet werden.

Wenn Sie Lieferavise mit Versandeinheiten erstellen wollen,
lesen Sie sich bitte das WebEDIFACT - Lieferavis-Tutorial.

Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen

Mit WebEDIFACT ist es möglich, bei eintreffenden Bestellungen
eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten.

Um diese Funktion zu aktivieren, klicken Sie in der
Hauptnavigation auf Stammdaten und dann auf
E-Mail-Benachrichtigung bei eingegangenen Belegen.
Aktivieren Sie die Checkbox Aktiviert
und tragen Sie im Feld E-Mail eine Empfänger-E-Mail-Adresse ein.
Speichern Sie die Einstellungen durch Klick auf Speichern.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Bei Fragen zu WebEDIFACT®™ rufen Sie uns an: Tel. +49 (0)821 24659-0

oder schreiben Sie uns: info@edicenter.de


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