WebEDIFACT® - Lieferavis-Tutorial



Einführung

WebEDIFACT® ist ein web-basiertes Lieferantenportal zum elektronischen Dokumentenaustausch.

Mit WebEDIFACT® können Sie als Lieferant Bestellungen (ORDERS) von Ihren Kunden erhalten sowie

Auftragsbestätigungen (ORDRSP), Lieferavise (DESADV) und Rechnungen (INVOIC) an Ihre Kunden versenden.

In dieser Anleitung wird das Bearbeiten der Lieferavise in WebEDIFACT erklärt.

Tipp: Die grundlegenden Funktionen von WebEDIFACT® werden im Video 'WebEDIFACT - Erste Schritte' erklärt.

Lieferavis aus der bestehenden Bestellung generieren

Gehen Sie in die Inbox, klicken Sie auf das Lupen-Symbol neben einer Bestellung.

Sie befinden sich jetzt auf der Datail-Ansichtsseite der angeklickten Bestellung.

Um ein Lieveravis aus der bestehenden Bestellung zu generieren, wählen Sie 'Lieferavis' aus der Liste 'Übernahme nach' und klicken anschließend auf 'OK'.


Im Hintergrund führt WebEDIFACT® automatisch folgende Aktionen aus:


Lieveravis bearbeiten

Ein Lieferavis-Formular hat 4 Bereiche:

  • Belegkopf
  • Positionen
  • Packstücke
  • Packstück-Packgut-Zuordnung

Belegkopf und Positionen sind teilweise mit Daten aus der Bestellung vorbelegt.

Befüllen Sie nun die fehlenden Felder Belegnummer und Erwartete Lieferzeit.

Klicken Sie anschließend oben links auf die Schaltfläche Speichern.


Die Bereiche Packstücke und Packstück-Packgut Zuordnung stellen die Verpackungshierarchie der Lieferung dar.

Im Weiteren wird gezeigt wie man diese Bereiche richtig bearbeitet.


Wir zeigem am Beispiel einer konktreten Lieferung 3 Varianten der Sendungsstruktur:

  1. ohne NVE
  2. mit Paletten-NVE
  3. mit Paletten-NVE und Karton-NVE
Eine Sendungsstruktur zeigt an, wie viele Paletten versendet werden und welche Kartons auf jeweils welcher Palette stehen.

Das Bild zeigt eine Beispiel-Lieferung mit 2 Kartons auf einer Euro-Palette.


Was ist eine NVE?

Die Nummer der Versandeinheit (NVE, engl. Serial Shipping Container Code SSCC) ermöglicht es, Lieferungen vom Versender zum Empfänger zu verfolgen.

Die NVE ist eine weltweit überschneidungsfreie 18-stellige Identnummer.

Sie wird einmalig vergeben und kann lückenlos von allen Beteiligten der Transportkette genutzt werden, um Lieferungen zu übergeben, zu verfolgen und zurückzuverfolgen.

Eine NVE-Nummer basiert auf einer GLN (Global Location Number).

Die NVE wird meist als Barcode-Label (EAN-128) auf das Packstück aufgeklebt und dann von jedem Beteiligten mit einem Scanner eingelesen werden.


Variante 1: Lieferung ohne NVE

Falls die Lieferung keine NVE besitzt, dann ist die Angabe der Packstücke im Lieferavis nicht notwendig.

Das fertige Lieferavis-Formular sieht dann aus wie im Screenshot zu sehen.

Die Bereiche Packstücke und Packstück-Packgut-Zuordnung im Lieferavis-Formular bleiben leer.

Falls Sie jetzt den Webbrowser(Firefox, Chrome, Edge) schließen und später die Website http://webedifact.com besuchen, finden Sie das soeben bearbeitetes Lieferavis in der Outbox.

Das fertige Lieferavis kann einzeln oder zusammen mit anderen Lieferavisen in der Outbox versendet werden.

Das Versenden von Belegen wird im Video 'WebEDIFACT - Erste Schritte' erklärt.


Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Falls eine Lieferung eine oder mehrere NVEs hat, müssen die Bereiche Packstücke und Packstück-Packgut-Zuordnung im Lieveravis-Formular befüllt werden.

Diese beiden Bereiche stellen die Sendungsstruktur der Sendung dar.

Wir werden jetzt ein Packstück - die Palette - erstellen.

Im Bereich Packstücke klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Ein leeres Packstück wird hinzugefügt.



Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Bitte tragen Sie die NVE der Palette ins Feld Verpackungs-Id ein.

Die NVE ist einerseits physisch als maschinenlesbarer Aufkleber mit Strichcode auf der Palette angebracht und andererseits auch in der WebEDIFACT-Lieveravis-Nachricht enthalten.

Als Verpackungs-Id.-Typ muss Nummer der Versandeinheit (NVE) ausgewählt werden.

Hinweis: Die NVEs in diesem Tutorial sind fiktive Nummern.

Befüllen Sie nun restlichen Felder wie im Screenshot zu sehen.

Hinweis: die Kartons werden nicht als Packstücke erfasst, da sie keine NVEs haben.

Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Nachdem wir die Packstücke erstellt haben, müssen wir angeben, wie viele Artikel auf der Palette enthalten sind.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Packstück-Packgut Zuordnung....


Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Sie sehen jetzt eine Packstück-Packgut-Zuordnungstabelle, in der Sie die Artikel aus dem Beleg (das Packgut) der Palette (den Packstücken) zuordnen können.

Die Packstück-Packgut-Zuordnungstabelle verknüpft die Packstücke mit Positionen.

Die Spalten unter Packstück repräsentieren die Packstücke.

Wir haben nur ein Packstück: die Palette.

Die Zeilen 1, 2 und 3 repräsentieren die Artikel-Positionen im Lieferavis(Lieferschein).

In die Textfelder werden die Mengen eingetragen.

Die Tabelle enthält keine Zuordnungen, weil alle Textfelder leer sind.

Fahren Sie langsam mit dem Mous-Cursor über die Überschriften in der Tabelle (nicht im Screenshot), um Tooltipps mit Erklärungen angezeigt zu bekommen.

Das Zeichen symbolisiert eine Summe.

Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Geben Sie die Mengen in die Textfelder ein, wie auf dem Screenshot zu sehen.

Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Jetzt sollte unter der Tabelle die Meldung zu sehen sein: ✔ Alles zugeordnet!

Klicken Sie zum Schluß rechts oben auf Zurück, um zum Lieferavis-Formular zurückzukehren.


Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Nachdem Sie zum Lieferavis-Formular zurückgekehrt sind, sehen sie im Bereich PACKSTÜCK-PACKGUT ZUORDNUNG die Zuordnungsinformationen im Lese-Modus.

Wenn Sie die Zuordnung nochmals bearbeiten wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Packstück-Packgut Zuordnung...

Die Pfeile auf dem Bild verdeutlichen woher die Informationen in der Packstück-Packgut-Zuordnungs-Tabelle kommen.


Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Klicken Sie jetzt oben im Lieferavis-Formular auf Speichern.

Beim Speichern wird geprüft, ob Pflichtfelder wie z.B. Belegnummer fehlen.

Falls keine Fehler entdeckt wurden, erscheint unter der Speichern-Schaltfläche die Meldung Die Plausibilitätsprüfung war erfolgreich.

Das Lieferavis ist fertig.

Falls Sie jetzt den Webbrowser (zum Beispiel Firefox, Chrome oder Edge) schließen und später die Website http://webedifact.com besuchen, finden Sie das soeben bearbeitetes Lieferavis in der Outbox.

Das fertige Lieferavis kann einzeln oder zusammen mit anderen Lieferavisen in der Outbox versendet werden.

Das Versenden von Belegen wird im Video 'WebEDIFACT - Erste Schritte' erklärt.

Zusammenfassung:

  • Die Lieferung besteht aus 1 Palette und 2 Kartons.
  • Die Palette hat eine NVE.
  • Die Kartons haben keine NVEs.
  • Unser Lieferavis enthält 3 Positionen, 1 Packstück und 3 Packstück-Packgut-Zuordnungen.

Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Bei dieser Variante werden sowohl die Palette als auch die einzelnen Kartons mit NVE-Nummern versehen.

Die Sendungsstruktur dieser Variante unterscheidet sich von der Variante 1 und Variante 2.

Wir gehen davon aus, dass die Packstücke und die Packstück-Packgut-Zuordnung leer sind (siehe Screenshot).

Die Kopfdaten und die Positionen bleiben bei allen Varianten unverändert.


Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Wir werden jetzt 3 Packstücke erstellen.

Im Bereich Packstücke klicken Sie auf die Schaltfläche Neu 3 Mal hintereinander.

Drei leere Packstücke werden hinzugefügt.

Befüllen Sie nun die Felder wie im Screenshot abgebildet.

Hinweis: Die NVEs in diesem Tutorial sind fiktive Nummern.

Die Zähler-Referenz der Packstücke 2 und 3 gibt an, auf welchem anderen Packstück sie sich befinden.

Die Kartons verweisen also auf die Palette (Packstück mit Zähler 1)

Die Zähler-Referenz 0 bedeutet, das ein Packstück, in unserem Fall die Palette, auf kein anderes Packstück verweist.

Um das Formular zu speichern, klicken Sie anschließend auf Speichern

Die Speichern-Schaltflächen befinden sich oben und unten im Lieferavis-Formular.

Nach dem Speichern werden die Kartons (Packstücke mit Zähler 2 und 3) in Beige hervorgehoben.




Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Nachdem wir die Packstücke erstellt haben, müssen wir angeben, wie viele Artikel in welchem Karton enthalten sind.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Packstück-Packgut Zuordnung.


Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Sie sehen jetzt eine Tabelle, in der Sie die Artikel aus dem Beleg (das Packgut) den Kartons (den Packstücken) zuordnen können.

Die Spalten unter Packstück repräsentieren die Packstücke.

Die Zeilen 1, 2 und 3 repräsentieren die Artikel-Positionen im Lieferavis(Lieferschein).

In die Textfelder werden die Mengen eingetragen.

Die Tabelle enthält keine Zuordnungen, weil alle Textfelder leer sind.

Fahren Sie langsam mit dem Mous-Cursor über die Überschriften in der Tabelle (nicht im Screenshot), um Tooltipps mit Erklärungen angezeigt zu bekommen.

Das Zeichen symbolisiert eine Summe.

Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Um die Packstück-Packgut Zuordnung richtig durchführen zu können, müssen wir die Lieferavis-Positionen und die Lieferung genauer anschauen.

Wir haben folgende 3 Positionen im Lieferavis:

Lassen Sie uns annehmen, dass die Artikel folgendermaßen auf die Kartons verteilt wurden:

Position 3. ist auf beide Kartons verteilt: 4 Artikel befinden sich im linken und 3 im rechten Karton.

Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Geben Sie die Mengen in die Textfelder ein, wie auf dem Screenshot zu sehen.

Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Jetzt sollte unter der Tabelle die Meldung zu sehen sein: ✔ Alles zugeordnet!

Von insgesamt 7 Artikeln aus der Position 3 haben wir 4 Stück Karton mit NVE 123456789023456790 und 3 Stück Karton mit NVE 123456789023456791 zugeordnet.

Klicken Sie zum Schluß rechts oben auf Zurück, um zum Lieferavis-Formular zurückzukehren.


Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Nachdem Sie zum Lieferavis-Formular zurückgekehrt sind, sehen sie im Bereich PACKSTÜCK-PACKGUT ZUORDNUNG die Zuordnungs-Tabelle im Lese-Modus.

Wenn Sie die Zuordnung nochmals bearbeiten wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Packstück-Packgut Zuordnung...


Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Klicken Sie jetzt oben im Lieferavis-Formular auf Speichern.

Beim Speichern wird geprüft, ob Pflichtfelder wie z.B. Belegnummer fehlen.

Falls keine Fehler entdeckt wurden, erscheint unter der Speichern-Schaltfläche die Meldung Die Plausibilitätsprüfung war erfolgreich.

Das Lieferavis ist fertig.


Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Zusammenfassung

Falls Sie jetzt den Webbrowser(Firefox, Chrome, Edge) schließen und später die Website http://webedifact.com besuchen, finden Sie das soeben bearbeitetes Lieferavis in der Outbox.

Das fertige Lieferavis kann einzeln oder zusammen mit anderen Lieferavisen in der Outbox versendet werden.

Das Versenden von Belegen wird im Video 'WebEDIFACT - Erste Schritte' erklärt.


Wir haben in diesem Tutorial erklärt, wie man ein Lieferavis in WebEDIFACT® erfasst.

Bei der Darstellung der Lieferung in einem Lieferavis haben wir 3 Varianten der Sendungsstruktur unterschieden.

WebEDIFACT ist in der Lage viele weitere Varianten der Sendungsstruktur darzustellen.

Welche Variante die Richtige ist, wird unter Beteiligten - Lieferanten, Handel etc. - vereinbart.


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Bei Fragen zu WebEDIFACT® rufen Sie uns an: Tel. +49 (0)821 24659-0

oder schreiben Sie uns: info@edicenter.de


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