WebEDIFACT® - Lieferavis-Tutorial

WebEDIFACT® ist ein web-basiertes Lieferantenportal zum elektronischen Dokumentenaustausch.

Einführung

Mit WebEDIFACT® können Sie als Lieferant Bestellungen (ORDERS) von Ihren Kunden erhalten sowie

Auftragsbestätigungen (ORDRSP), Lieferavise (DESADV) und Rechnungen (INVOIC) an Ihre Kunden versenden.

In dieser Anleitung wird das Bearbeiten der Lieferavise in WebEDIFACT erklärt.

Tipp: Die grundlegenden Funktionen von WebEDIFACT® werden im Video 'WebEDIFACT - Erste Schritte' erklärt.

Lieferavis aus der bestehenden Bestellung generieren

Gehen Sie in die Inbox, klicken Sie auf das Lupen-Symbol neben einer Bestellung.

Sie befinden sich jetzt auf der Datail-Ansichtsseite der angeklickten Bestellung.

Um ein Lieveravis aus der bestehenden Bestellung zu generieren, wählen Sie 'Lieferavis' aus der Liste 'Übernahme nach' und klicken anschließend auf 'OK'.

Im Hintergrund führt WebEDIFACT® automatisch folgende Aktionen aus:

Lieveravis bearbeiten

Ein Lieferavis-Formular hat 3 Bereiche:

  • Belegkopf
  • Positionen
  • Packstücke

Belegkopf und Positionen sind teilweise mit Daten aus der Bestellung vorbelegt.

Befüllen Sie nun die fehlenden Felder Belegnummer und Erwartete Lieferzeit.

Klicken Sie anschließend oben links auf die Schaltfläche Speichern.

Die Bereiche Packstücke und Packstück-Packgut Zuordnung stellen die Verpackungshierarchie der Lieferung dar.

Im Weiteren wird gezeigt wie man diese Bereiche richtig bearbeitet.

Wir zeigem am Beispiel einer konktreten Lieferung 3 Varianten der Sendungsstruktur:

  1. ohne NVE
  2. mit Paletten-NVE
  3. mit Paletten-NVE und Karton-NVE
Eine Sendungsstruktur zeigt an, wie viele Paletten versendet werden und welche Kartons auf jeweils welcher Palette stehen.

Das Bild zeigt eine Beispiel-Lieferung mit 2 Kartons auf einer Euro-Palette.

Was ist eine NVE?

Die Nummer der Versandeinheit (NVE, engl. Serial Shipping Container Code SSCC) ermöglicht es, Lieferungen vom Versender zum Empfänger zu verfolgen.

Die NVE ist eine weltweit überschneidungsfreie 18-stellige Identnummer.

Sie wird einmalig vergeben und kann lückenlos von allen Beteiligten der Transportkette genutzt werden, um Lieferungen zu übergeben, zu verfolgen und zurückzuverfolgen.

Eine NVE-Nummer basiert auf einer GLN (Global Location Number).

Die NVE wird meist als Barcode-Label (EAN-128) auf das Packstück aufgeklebt und dann von jedem Beteiligten mit einem Scanner eingelesen werden.

Variante 1: Lieferung ohne NVE

Falls die Lieferung keine NVE besitzt, dann ist die Angabe der Packstücke im Lieferavis nicht notwendig.

Das fertige Lieferavis-Formular sieht dann aus wie im Screenshot zu sehen.

Der Bereich PACKSTÜCKE bleibt leer.

Falls Sie jetzt den Webbrowser(Firefox, Chrome, Edge) schließen und später die Website http://webedifact.com besuchen, finden Sie das soeben bearbeitetes Lieferavis in der Outbox.

Das fertige Lieferavis kann einzeln oder zusammen mit anderen Lieferavisen in der Outbox versendet werden.

Das Versenden von Belegen wird im Video 'WebEDIFACT - Erste Schritte' erklärt.

Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Falls eine Lieferung eine oder mehrere NVEs hat, muss der Bereich PACKSTÜCKE befüllt werden.

Dieser Bereich stellt die Sendungsstruktur der Sendung dar.

Wir werden jetzt ein Packstück - die Palette - erstellen.

Im Bereich PACKSTÜCKE klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Packstück.

Ein leeres Packstück wird hinzugefügt.

Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Bitte tragen Sie die NVE der Palette ins Feld Verpackungs-Id ein.

Die NVE ist einerseits physisch als maschinenlesbarer Aufkleber mit Strichcode auf der Palette angebracht und andererseits auch in der WebEDIFACT-Lieveravis-Nachricht enthalten.

Als Verpackungs-Id.-Typ muss Nummer der Versandeinheit (NVE) ausgewählt werden.

Hinweis: Die NVEs in diesem Tutorial sind fiktive Nummern.

Befüllen Sie nun restlichen Felder wie im Screenshot zu sehen.

Info: die Palette kann man als eine Versandeinheit bezeichnen, da sie eine NVE bekommen hat.

Hinweis: die Kartons werden nicht als Packstücke erfasst, da sie keine NVEs haben.

Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Nachdem wir die Packstücke erstellt haben, müssen wir angeben, wie viele Artikel auf der Palette enthalten sind.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche +
im Abschnitt Füllmenge je Packstück
3 Mal hintereinander.

Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Bei jeder Füllmenge wählen Sie die Position und geben Sie die entsprechende Menge ein, wie auf dem Screenshot zu sehen.

Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Der Abschnitt Gesamtfüllmenge je Position zeigt zur Kontrolle, ob die Füllmengen mit dem Mengen aus den Positionen übereinstimmen. Ein Haken bedeutet "alles in Ordnung".

Variante 2: Lieferung mit Paletten-NVE

Klicken Sie jetzt oben im Lieferavis-Formular auf Speichern.

Beim Speichern wird geprüft, ob Pflichtfelder wie z.B. Belegnummer fehlen.

Falls keine Fehler entdeckt wurden, erscheint unter der Speichern-Schaltfläche die Meldung Die Plausibilitätsprüfung war erfolgreich.

Das Lieferavis ist fertig.

Falls Sie jetzt den Webbrowser (zum Beispiel Firefox, Chrome oder Edge) schließen und später die Website http://webedifact.com besuchen, finden Sie das soeben bearbeitetes Lieferavis in der Outbox.

Das fertige Lieferavis kann einzeln oder zusammen mit anderen Lieferavisen in der Outbox versendet werden.

Das Versenden von Belegen wird im Video 'WebEDIFACT - Erste Schritte' erklärt.

Zusammenfassung:

  • Die Lieferung besteht aus 1 Palette und 2 Kartons.
  • Die Palette hat eine NVE. Die Palette ist somit eine Versandeinheit.
  • Die Kartons haben keine NVEs, deswegen wurden sie nicht als Packstücke erfasst.
  • Unser Lieferavis enthält 3 Positionen, 1 Packstück und 3 Füllmengen.

Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Bei dieser Variante werden sowohl die Palette als auch die einzelnen Kartons mit NVE-Nummern versehen.

Die Sendungsstruktur dieser Variante unterscheidet sich von der Variante 1 und Variante 2.

Wir gehen davon aus, dass die Packstücke noch nicht erstellt wurden (siehe Screenshot).

Die Kopfdaten und die Positionen bleiben bei allen Varianten unverändert.

Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Wir werden jetzt 3 Packstücke erstellen.

Im Bereich PACKSTÜCKE klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Packstück
3 Mal hintereinander.

Wir haben soeben 3 leere Packstücke erstellt.

Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Hinweis: die Packstücke sind im Formular, im Abschnitt Packstück-Hierarchie als Schaltflächen zu sehen. Um ein Packstück zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Rechts von Packstück-Hierarchie erscheint der Abschnitt Packstück-Eigenschaften, wo die Packstück-Daten eingetragen werden können.

Befüllen Sie nun die Daten für die Palette wie auf dem Screenshot zu sehen.

Hinweis: Die NVEs in diesem Tutorial sind fiktive Nummern.

Im Gegensatz zur Variante 2, wird hier der Palette keine Füllmenge zugeordnet.

Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Lassen Sie uns annehmen, dass die Artikel folgendermaßen auf die Kartons verteilt wurden:

  • Alle Artikel in der Position 1. befinden sich im linken Karton.
  • Alle Artikel in der Position 2. befinden sich im rechten Karton.
  • Position 3. ist auf beide Kartons verteilt: 6 Artikel befinden sich im linken und 4 im rechten Karton.

Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche
Verpackungs-Id fehlt.

Das wird der linke Karton sein.

Befüllen Sie nun die Daten für den Karton wie auf der Animation 1 zu sehen.

In diesem Karton befinden sich insgesamt 9 Artikel: 3 Artikel aus der Position 1. und 6 Artikel aus der Position 3.

Um die Füllmengen zu erstellen, klicken Sie bitte im Abschnitt Füllmenge je Packstück auf die Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen (siehe Screenshot 1)
2 Mal hintereinander.

Befüllen Sie das Füllmengen-Formular wie im Screenshot 2 zu sehen.

Animation 1
Screenshot 1
Screenshot 2

Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Klicken Sie bitte auf die übrig gebliebene Schaltfläche
Verpackungs-Id fehlt.

Das wird der rechte Karton sein.

Befüllen Sie nun die Daten für den Karton wie auf dem Screenshot 1 zu sehen.

Erstellen Sie nun die Füllmengen wie im Screenshot 2 zu sehen.

Die Lieferanten aus der Automobilindustrie haben die Möglichkeit, zu jedem Packstück einen VDA-Warenanhänger zu generieren. Lesen Sie mehr darüber im Anhang VDA-Warenanhänger
Screenshot 1
Screenshot 2

Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Zuletzt werden wir die Sendungsstruktur darstellen.

Eine Sendungsstruktur zeigt an, wie viele Paletten versendet werden und welche Kartons auf jeweils welcher Palette stehen.

Ziehen Sie dazu die beiden Karton-Schaltflächen nacheinander auf die Palette-Schaltfläche. Siehe Animation rechts.

Die beiden Karton-Schaltflächen sollten zum Schluß in der großen Palletten-Schaltfläche enthalten sein. Diese Anordnung bedeutet, dass die Sendung aus 2 Kartons besteht, die auf der Palette stehen.

Variante 3: Lieferung mit Paletten-NVE und Karton-NVE

Zusammenfassung

Falls Sie jetzt den Webbrowser(Firefox, Chrome, Edge) schließen und später die Website https://webedifact.com besuchen, finden Sie das soeben bearbeitetes Lieferavis in der Outbox.

Das fertige Lieferavis kann einzeln oder zusammen mit anderen Lieferavisen in der Outbox versendet werden.

Das Versenden von Belegen wird im Video 'WebEDIFACT - Erste Schritte' erklärt.

Wir haben in diesem Tutorial erklärt, wie man ein Lieferavis in WebEDIFACT® erfasst.

Bei der Darstellung der Lieferung in einem Lieferavis haben wir 3 Varianten der Sendungsstruktur unterschieden.

WebEDIFACT ist in der Lage, viele weitere Varianten der Sendungsstruktur darzustellen.

Welche Variante die Richtige ist, wird unter Beteiligten - Lieferanten, Handel etc. - vereinbart.

Anhang: VDA-Warenanhänger

VDA = Verband der Automobilindustrie

Der VDA-Warenanhänger dient in der Automobilindustrie der Kennzeichnung von Produkt- und Transportverpackungen im unternehmensinternem Materialfluß und auf dem Transportwerg zwischen Warenlieferant – Spediteur – Warenempfänger.

Die Lieferanten aus der Automobilindustrie haben die Möglichkeit, für Ihre Packstücke VDA-Warenanhänger zu generieren.

So generieren Sie einen VDA-Warenanhänger für ein Packstück:

  1. Klicken Sie zuerst im Bereich PACKSTÜCKE, im Abschnitt Packstück-Hierarchie auf eine Packstück-Schaltfläche.
  2. Ganz rechts, im Abschnitt VDA-Warenanhänger (siehe Screenshot), wählen Sie die VDA-Norm, die Warenanhänger-Größe und die Papiergröße.
  3. Zum Schluß klicken Sie auf PDF erstellen
  4. Der Webbrowser wird Sie auffordern, die Warenanhänger-PDF entweder lokal auf die Festplatte zu speichern oder direkt mit einem PDF-Viewer zu öffnen. Sie können anschließend die Warenanhänger-PDF auf ihrem Drucker ausdrucken.
  5. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4, um VDA-Warenanhänger für die anderen Packstücke zu erstellen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Bei Fragen zu WebEDIFACT® rufen Sie uns an: Tel. +49 (0)821 24659-0

oder schreiben Sie uns: info@edicenter.de

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